Ihr entscheidet, ob Fluch oder Segen für Euren Erfolg!
Ihr kennt das: Es steht eine studentische Projekt-Gruppenarbeit an. Ihr hängt Euch rein, doch dann erwischt es Euch eiskalt, das negative Feedback – fast wie beim Deutschaufsatz: Thema verfehlt! Schlimmer noch: Zwei andere Teams performten super. Euer Frust ist groß. Was machten die anders? Zum Trost sei gesagt: Meistens hat das Scheitern mehrere Ursachen und es lag nicht nur an Euch, sondern auch am Projektbriefing des Aufgabenstellers, an äußeren Umständen oder von allem ein wenig. Doch lasst uns zunächst klären, was ein Briefing überhaupt ist, falls nicht alle mit diesem Fachbegriff vertraut sind.
Was ist ein Projektbriefing?
Ein "Projektbriefing" ist eine strukturierte Zusammenfassung der Ziele, Anforderungen und Erwartungen für ein bestimmtes Projekt. Es dient als Leitfaden zwischen dem Auftraggeber, also dem Dozenten oder der Professorin, und den Ausführendem, entweder einem oder mehreren Studierenden. Das englische 'brief' bedeutet 'kurz', während 'to brief' für 'einweisen' steht. Ein Briefing sollte beides vereinen: Kürze und klare Anweisung, damit beide Parteien eine klare Vorstellung von den Projektzielen haben. Briefings finden
andauernd statt: Projekt-Kick-off-Briefing, Kunden-Briefing und Produkteinweisung. Selbst der Auftrag von Eltern an ihren
Teenie, den Wochenendeinkauf zu erledigen, setzt eine klare Anweisung voraus, sonst gibt es womöglich nur Chips, Popcorn, Red Bull und Nutella zum Essen.
Ein gutes Briefing beinhaltet auch Hintergrundinformationen, die für die Einordnung der Aufgaben und deren Schwerpunkte wichtig sind, den Zeitrahmen und das Budget, Ressourcen und Tools. Soweit die Theorie, doch gute Briefings sind selten. Keine Sorge: Mit dem nötigen Know-how könnt Ihr selbst das schlechteste Briefing meistern.
Das vergeigte Gruppenprojekt
Die vier Studierenden Anna, Ben, Michelle und David sollen im Rahmen eines Seminars über "Medienkommunikation" eine Präsentation über die Entwicklung der sozialen Medien in den letzten zehn Jahren erstellen. Der Seminarleiter gab über Zoom eine kurze Einführung in die Aufgabe, jedoch kein zusätzliches schriftliches Briefing. Die Gruppe stellte keine Fragen, obwohl einiges unklar ist. Der Seminarleiter ist später mit dem Ergebnis mehr als unzufrieden. Die Bewertung ist dementsprechend miserabel. Zudem begründet er sie nebulös und nimmt sich keine Zeit zu ergründen, wie es zu dieser Fehlleistung kam. Das Team ist frustriert.
Die Hürden
- Ungenaues Briefing: Der Seminarleiter hatte zwar Eckdaten genannt, aber keine klaren Anweisungen bezüglich der Tiefe der Recherche, der zu behandelnden Plattformen oder des gewünschten Präsentationsumfangs gegeben.
- Fehlende Aufgabenverteilung und Kommunikation im Team: Anna dachte, dass sie für die Visualisierung der Präsentation verantwortlich sei. Sie entwarf zu viele Slide-Designs und verzettelte sich beim Visualisieren der Inhalte. Ben und Michelle, die annahmen, dass sie die Hauptforschung durchführen sollten, überschnitten sich in ihren Recherchen und verschwendeten damit Zeit. David wartete zu lange darauf, dass ihm Aufgaben zugewiesen wurden. Die anderen waren so beschäftigt, dass sie vergaßen, ihn einzubinden.
Missverständnisse, Defizite – und wie Ihr es besser macht
- Klare Ansage, klare Ergebnisse: Eine ausführlichere schriftliche Aufgabenstellung fehlte.
- Bittet Eure Dozenten selbst darum, damit beide Seiten mehr Sicherheit über den Aufgabenumfang haben.
- Fehlendes Rebriefing nach der Aufgabenerteilung: Ein Rebriefing ist ein geniales Tool, das jedoch in 70% der Fälle nicht eingesetzt wird. Gemeint ist die Aufforderung an die Gebrieften, den Auftragsinhalt mit eigenen Worten zu wiederholen, um sicherzustellen, dass die Botschaft richtig ankam. So werden Missverständnisse und Defizite frühzeitig entdeckt.
- Wenn Eure Professorin kein Rebriefing durchführt, werdet in Eurem eigenen Interesse aktiv. Bittet darum, die Aufgabenstellung wiederholen zu dürfen. Das kommt super an, denn Ihr zeigt Umsicht und Engagement. Hilf Dir selbst, so hilft Dir Gott. Oder das Universum.
- Verantwortung für die Aufgabenverteilung und Kommunikation: Gruppenarbeit erfordert Selbstorganisation. Da die Gruppe die Aufgabenverteilung und Vorgehensweise nie besprochen hatte, führten unterschiedliche Annahmen und Missverständnisse zu doppelten Arbeiten und fehlenden Inhalten in der Präsentation. Regelmäßige Besprechungen über den Projektfortgang sind unverzichtbar. Anna hätte zudem eine frühe Entscheidung über das Design herbeiführen sollen. David oblag es zu klären, was er tun soll.
- Supertool – Fragen stellen: Kommunikation ist keine Einbahnstraße.
- Wendet Euch bei Fragen oder Problemen sofort an den Auftraggeber. Ihr übernehmt damit Verantwortung für Euren Erfolg. Die häufigsten Gründe, weshalb Menschen nicht nachfragen, lasse ich nicht gelten:
- die Angst, unwissend oder inkompetent zu wirken
- die Annahme, dass jemand anderes fragen wird, und
- die Unsicherheit darüber, wie sie ihre Fragen formulieren sollen.
Fragen sind ein Zeichen von Engagement, nicht von Inkompetenz.
Das Debriefing – aus Fehlern lernen
Am Projektende sollte ein Debriefing stattfinden, d.h. eine gemeinsame Analyse von Projektverlauf und Ergebnis. Das Debriefing ist damit mehr als nur ein Feedback im Sinne einer Leistungsbewertung: Was lief gut, was nicht, woran lag es, was hätte man besser machen können und welche Lehren gibt es für die Zukunft. Im Beispiel blieben die Probleme unausgesprochen. Eine vertane Chance – von beiden Seiten. Verhindert das!
Und nun legt los mit meinem Drei-Stufen-Plan für Eure Projekte!
Verschafft Euch in Projekten und auch sonst im Leben proaktiv Klarheit durch Fragen, statt in Unsicherheit zu verharren. Die Fähigkeit hierzu bringt Euch im Studium und Beruf voran. Die drei Stufen „Briefing – Rebriefing – Debriefing“ sind bei jedem Projekt der Schlüssel zu herausragenden Ergebnissen und bleibenden Lerneffekten. Ihr werdet Hindernisse überwinden, die Euch bislang im Weg standen. Versprochen. Viel Erfolg beim Umsetzen!
